В XXI веке наблюдается устойчивый рост межкультурного общения между разными странами, нациями и континентами. Ежегодно в различных деловых центрах или гостиницах проходят тысячи встреч между финансистами, учёными, культурологами и так далее. Результативность подобных мероприятий зависит не только от позиции сторон, но и от качественной инфраструктуры в конференц-зале.
Любая встреча подразумевает, что на ней будут присутствовать несколько категорий гостей:
- основной докладчик или докладчики
- делегаты
- секретарь
- руководитель конференции
- переводчик
- президиум
- представители СМИ
- оператор конференц-зала.
Подразумевается, что каждому из них необходимо обустроить свою функциональную зону, где ему будет удобно работать, принимать участие в голосовании или обсуждении, слышать происходящее на сцене. Особое место отводится зоне, где будет происходить регистрация участников:
- все гости должны легко находить её
- во время больших конференций необходимо создать достаточное количество столиков для регистрации
- процесс регистрации не должен занимать много времени.
Требования к организации функциональных зон
Процесс создания функциональных зон во многом зависит от типа мероприятия и от количества гостей. Как правило, среди всех факультативных зон, выделяют несколько обязательных:
- место участника (должно позволять не только видеть и слышать всё, что происходит, но и принимать активное участие в процессе голосования или обсуждения)
- место для делегата (должно быть оборудовано системой перевода на его родной язык, кнопками для голосования и небольшим монитором, если место расположено слишком далеко от сцены)
- места для гостей (необходимо оснастить системой синхронного перевода и микрофоном для возможных вопросов докладчику)
- место для председателя (должно не только включать все перечисленные опции, но и возможность управлять системой голосования, микрофонами и так далее)
- место для секретаря (должно быть оборудовано системой технического контроля и записи)
- место для докладчика (в обязательном порядке должно быть оснащено качественным микрофоном и системой управления, позволяющей отображать мультимедийные материалы на большом экране)
- место для переводчика (должно позволять слышать и видеть всё происходящее)
- место для оператора конференц-зала (должно позволять контролировать всё, происходящее в помещении).
При подготовке конференции или встречи необходимо внимательно подойти к вопросу выбора конференц-зала, способного во многом определить исход встречи.